بسم الله الرحمان الرحيم
الحلقة الرابعة
عشرون نصيحة مهداة إليك في كيفية إعداد جدول الأعمال ..
1ـ تذكر أن اجتماع يحتاج إلى جدول أعمال وينطبق ذلك حتى على الاجتماعات الروتينية أو المفاجئة
2ـ ينبغي أن تكون النقاط التي يحتويها جدول الأعمال مفهومة وواضحة للجميع حتى لا يتشعب النقاش في أمور خارجية.
3ـ ينبغي التشاور مع أي شخص يمكنه الأسهام في جدول الأعمال قبل بداية الاجتماع.
4ـ حدد وقت معلن وكافي لمناقشة كل بند من بنود جدول الأعمال .
5ـ إذا كانت هناك اجتماعات سابقة فإن جدول الأعمال السابق ومتابعته هو نقطة البداية لجدول الأعمال الراهن .
6ـ تذطر ان ترتيب جدول الأعمال ينبغي أن يكون بشكل منطقى لا سيما وان أحد البنود قد يتوقف على القرار الذي اتخذ بشأن بند سابق ، أو على المعلومات التي تم توفيرها عنه .
7ـ ينبغي وضع البنودالصعبة في ترتيب متقدم في جدول الأعمال .. ولكن ليس في بدايته .. ويضمن ذلك مناقشة هذه البنود بعد أن تكون المجموعة قد اندمجت في الاجتماع ولا تزال تحتفظ بنشاطها .
8ـ إذا كان بعض الأعضاء سيصلون متأخرين أو مضطرين للمغادرة مبكرا فإن البنود التي لها علاقة بهم قد تحتاج إلى ترتيب خاص متقدم أو متأخر في جدول الأعمال .
9ـ لا تزحم جدول الأعمال وتزكر أن التعامل مع أمر مهم بعد أن يكون الوقت قد انتهى والصبر قد نفذ أسوأ من عدم التعامل معه .
10ـ إذا كان هناك كم كبير لا بد من تغطيته ، فالأفضل عقد الاجتماع على جلستين .
11ـ وزع جدول الأعمال على الأعضاء قبل بداية الاجتماع فهذا أدعى للتعرف على الموضوعات التي سوف تناقش وبالتالي يستطيع المشاركون إعداد أفكارهم وتصوراتهم حولها .
12ـ اقرأ جدول الأعنال في بدية الاجتماع واسمح للآخرين أن يعيدوا ترتيب أولوياته .
13ـ ينبغي أن يشتمل جدول الأعمال عل وقت للراحة حتى لا تجهد عقول الحاضرين .
14ـ اسمح للأعضاء بإدراج ما يرونه مناسبا وهاما وعاجلا ضمن جدول أعمال اللقاء .
15ـ ينبغي إدراج الموضوعات التي تم دراستها من قبل فقط ..
واحذر من أن تتورط في مناقشة أي موضوع لم ينل حظه من الدراسة الكافية .
16ـ سجل أمام كل موضوع ما اتخذ بشأنه من قرار أو إعادة عرض أو أي شئ آخر .. وتعود ألا تنتقل من بند إلى بند إلا بعد وضوح القرار المتخذ بشأنه لجميع الحاضرين .
17ـ تذكر أن ما يمكن أن يؤدي خارج الاجتماع لا يجب إدراجه في الاجتماع ، كقراءة موضوع لمضوع آخر .
18ـ لا تجعل جدول الأعمال طويلا ، تذكر أن الاجتماع الذي يزيد عن ساعتين يفقد فاعليته!!
19ـ تذكر أن الاعتبار الأساسي الذي يحدد وقت جدول الأعمال ((بداية وانتهاء)) هو أن يكون في مقدور الأعضاء الالتزام به .
20ـ تذكر أن نجاحك في جعل اجتماعك فعالا مرهون بالتدريب والإصرار على النجاح واليقظة وطلب التوفيق من الله عز وجل .
المشاركات
